Unbekannte Nummer, Dienstagvormittag, Sie stehen an der Supermarktkassa. Am anderen Ende: die Personalabteilung, bei der Sie sich vor zehn Tagen beworben haben. Für Sie fühlt sich das nach einem kurzen Rückruf an. Für die Firma ist es bereits die erste Auswahlrunde – und viele merken erst hinterher, dass sie gerade ein Bewerbungsgespräch geführt haben.
Telefoninterviews sind keine Höflichkeitsgeste. Das AMS nennt drei Gründe, warum Arbeitgeber zum Hörer greifen: die Vorselektion, wenn auf eine Stelle „dutzende bis hunderte Bewerbungen“ eingehen, die Zeitersparnis gegenüber persönlichen Terminen und die Klärung offener Fragen zu Qualifikationen. Wer die Runde übersteht, wird eingeladen. Wer sie verpatzt, bekommt die freundliche Absage – ohne je in der Firma gewesen zu sein.
Kurz ist so ein Gespräch übrigens nur, wenn es spontan kommt. Das AMS gibt für unangekündigte Anrufe durchschnittlich 10 bis 20 Minuten an, für vereinbarte Termine 20 bis 60 Minuten. Ersetzt das Telefonat das persönliche Gespräch ganz, kann es auch über 60 Minuten dauern. Rechnen Sie also nicht mit fünf Minuten Small Talk.
Der spontane Anruf: verschieben ist erlaubt
Der häufigste Anfängerfehler ist, aus Nervosität sofort loszureden – im Zug, im Stiegenhaus, mit dem Einkaufswagen in der Hand. Sie dürfen um einen anderen Zeitpunkt bitten. Wichtig ist nur, dass Sie dabei Interesse zeigen und selbst zwei konkrete Fenster anbieten, statt die Terminsuche zurückzuspielen.
Eine Formulierung, die funktioniert: „Danke für Ihren Anruf, über die Einladung freue ich mich sehr. Ich bin gerade unterwegs und möchte Ihnen in Ruhe antworten – passt es Ihnen heute um 16 Uhr oder morgen zwischen 9 und 11?“ Das ist kein Ausweichen. Das ist die Zusage, gut vorbereitet zurückzurufen.
Was neben Ihnen liegen sollte
Das AMS rät, Lebenslauf, Anschreiben und Stellenanzeige während des Gesprächs griffbereit zu halten, für guten Empfang zu sorgen und das Gerät vorher vollständig zu laden. Praktisch heißt das:
- das Inserat ausgedruckt, mit markierten Anforderungen – die Fragen folgen fast immer dieser Reihenfolge
- Ihr eigener Lebenslauf, damit Sie Jahreszahlen nicht raten müssen
- drei Stichworte dazu, warum genau dieses Unternehmen – nicht die Branche, das Unternehmen
- Block und Kugelschreiber statt Laptop: Tastaturgeräusche sind am Telefon deutlich hörbar
- der Name der anrufenden Person, gleich zu Beginn notiert
Stellen Sie sich hin, wenn Sie können. Die Stimme trägt im Stehen anders, und Sie reden automatisch langsamer.
Die Gehaltsfrage kommt früher, als Sie denken
Nach dem Ablauf, den das AMS beschreibt, folgen auf den Fragenteil die Formalitäten – und dort werden Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellungen geklärt. In einem 15-Minuten-Telefonat sind Sie damit oft schon nach zehn Minuten. Wer dann „da bin ich flexibel“ sagt, wirkt unvorbereitet.
Nennen Sie eine Bandbreite, und sagen Sie dazu, ob Sie brutto pro Monat oder pro Jahr meinen. Eine Orientierung liefert der Stellenmarkt selbst: In einer eigenen Auswertung der aktuell auf justjobs.at ausgeschriebenen Stellen (Stand 31.08.2026) liegt das ausgeschriebene Einstiegs- bzw. Mindestgehalt über alle Bereiche bei einem Median von 2.495 Euro brutto im Monat, die mittlere Bandbreite reicht von 2.258 bis 2.929 Euro. Die Unterschiede zwischen den Fachgebieten sind dabei deutlicher als die zwischen den Bundesländern: In Vertrieb und Kundenbetreuung liegt der Median bei 2.317 Euro (34 Stellen), in Administration und Sachbearbeitung bei 2.679 Euro mit einer Spanne von 2.300 bis 3.200 Euro (25 Stellen), in der Buchhaltung bei 3.146 Euro (7 Stellen). Für Wien ergibt sich ein Median von 2.488 Euro (22 Stellen).
Zwei Dinge dazu. Erstens: Das im Inserat genannte Mindestentgelt ist der Boden, nicht das tatsächliche Einstiegsgehalt – von den 134 ausgewerteten Stellen nannten 111 überhaupt eine Zahl, und in vielen steht ausdrücklich eine Bereitschaft zur Überzahlung. Zweitens: Für Ihre Branche gilt in der Regel ein Kollektivvertrag. Welcher das ist und was er für Ihre Einstufung bedeutet, erfahren Sie bei der zuständigen Interessenvertretung; die Arbeiterkammer empfiehlt genau diesen Weg zur Vorbereitung auf die Gehaltsfrage.
Zwei Rückfragen genügen
Am Ende werden Sie gefragt, ob Sie noch etwas wissen möchten. „Nein“ wird laut AMS nicht gern gehört. Sie brauchen keine Liste, zwei gute Fragen reichen: Wie sieht ein typischer erster Monat auf dieser Stelle aus, wer arbeitet mich ein? Und: Wonach entscheiden Sie, ob jemand nach der Einarbeitung gut angekommen ist?
Fragen Sie zusätzlich, bis wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können – das empfiehlt auch der offizielle Bewerbungsratgeber auf oesterreich.gv.at, ebenso wie die Bitte um Feedback zum eigenen Auftreten. Und legen Sie nicht auf, ohne sich drei Minuten Zeit für Notizen zu nehmen: Name, Datum, genannte Gehaltszahl, versprochener Rückmeldetermin. Im zweiten Gespräch fragt garantiert jemand nach – und dann sollten Sie dieselbe Zahl sagen wie am Telefon.