Die Position ist unmittelbar der Klinikdirektion zugeordnet. Sie verbindet die eigenverantwortliche Organisation des Direktionssekretariats mit Aufgaben im Personal-, Gremien-, Projekt- und Veranstaltungsmanagement. Gesucht wird eine Persönlichkeit, die komplexe Abläufe sicher strukturiert, Prioritäten erkennt und die Klinikleitung vorausschauend und verlässlich unterstützt.
Ihre Aufgaben:
- Eigenständige Organisation und Steuerung des Direktionssekretariats
- Koordination und Priorisierung von Terminen, Fristen und laufenden Vorgängen
- Vorbereitung von Entscheidungen, Besprechungen und Sitzungsunterlagen
- Selbständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
- Erstellung von Vorlagen, Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Koordination administrativer Personal-, Vertrags- und Bewerbungsangelegenheiten
- Begleitung von Stellenbesetzungs-, Einstellungs-, Verlängerungs- und Austrittsverfahren
- Pflege und Aufbereitung von Stellen-, Vertrags- und Personalübersichten
- Organisation von Leitungsbesprechungen, Auswahlverfahren und weiteren Gremien
- Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen
- Administrative Koordination ausgewählter Projekte
- Planung und Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und repräsentativen Terminen
- Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Klinikdirektion, Beschäftigten, Verwaltung und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
- Anteilige Übernahme von Aufgaben des Oberarzt- und allgemeinen Kliniksekretariats
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Managementassistenz, einem Leitungssekretariat oder einer vergleichbaren Funktion
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Urteilsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen sicher zu priorisieren
- Verbindliches und souveränes Auftreten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365
- Absolute Diskretion und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
- Erfahrungen im Gesundheitswesen, im universitären Umfeld, im Personalwesen oder im Projektmanagement sind von Vorteil
Was wir Ihnen bieten:
- Eine verantwortungsvolle Position im unmittelbaren Umfeld der Klinikdirektion
- Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit eigenem Gestaltungsspielraum
- Eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Klinikleitung
- Ein anspruchsvolles Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Krankenversorgung, Forschung und Lehre
- Eine strukturierte und individuelle Einarbeitung sowie Personalentwicklungsplanung
- Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag TV UK (Tarifverträge – AGU Uniklinika) von Entgeltgruppe E6 bis Entgeltgruppe E 8 UK (Entgelttabelle TV UK.pdf). Die konkrete Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung Ihrer Qualifikation sowie der auszuübenden Tätigkeit. Die jeweilige Erfahrungsstufe richtet sich nach der einschlägigen Berufserfahrung.
- Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
- Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, z.B. Fachweiterbildungen, Zusatzqualifikationen und Unterstützung beim berufsbegleitenden Studium
- Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
- Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
- Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
- Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen
Vertragsart: Befristet 
Vollzeit
Management & Leitung