Office Manager:in mit Empfangsverantwortung (m/w/d)
19. August 2026
Die Siwacht GmbH ist Teil der CKV Gruppe, ein österreichisches Traditionsunternehmen mit über 30-jähriger Geschichte und bestem Ruf. Die Siwacht, ausgezeichnet mit dem Österreichischen Staatswappen, bietet herausragende Sicherheitsdienstleistungen für Unternehmen, Museen, Behörden, Ministerien und Veranstaltungen/Events u.a. und ist ein stark wachsendes Unternehmen.
Unseren Mitarbeitern bieten wir nicht nur einen sicheren Arbeitsplatz, sondern auch vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung, persönlichen Entwicklung sowie Karrierechancen in einem erfolgreichen Unternehmen.
Die Wertschätzung des Einzelnen hat bei Siwacht Priorität. Gegenseitige Unterstützung und Teamgeist sind uns sehr wichtig. Gemeinsam arbeiten wir daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu gewährleisten und ständig zu verbessern.
Wir suchen eine engagierte Office Manager:in mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien (m/w/d)
Über die Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro – für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.
Du hältst den Laden zusammen – mit einem Gespür für Menschen und der Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten.
Deine Aufgaben
🎯 Empfang & Gästebetreuung
Du bist das Gesicht unseres Unternehmens – du empfängst Gäste, Kund:innen und Partner:innen professionell und herzlich
Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem
Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten
📁 Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)
Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher
Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein
📅 Meeting- & Terminorganisation
Du koordinierst interne und externe Meetings – von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung
Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen
✈️ Reise- & Eventmanagement
Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen
Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen – von der Planung bis zur Umsetzung
Du unterstützt bei der Dokumentation von CO₂-relevanten Reisedaten
Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services
Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen
🌿 Office-Pflege
Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)
Das bringst du mit
Must-have
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Professionelles und freundliches Auftreten
Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
Das ist ein Plus
Erfahrung mit digitalen Besucher- oder Dokumentenmanagementsystemen
Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld
Was wir bieten
🏢 Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
⏰ Vollzeit 40h/Woche – fixen Arbeitszeiten – jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen
💰 Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,– brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
🚇 Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
🍽️ Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)
🎉 Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander
🅿️ Gratis Parkplatz am Office-Standort
☕ Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office
Bitte sende Deine Bewerbung noch heute mit Lebenslauf und Foto per E-Mail an: bewerbung@siwacht.at
Dienstform: Vollzeit Einsatzort: Wien Entlohnung: 3000€ brutto / Monat
Dafür will ich mich bewerben!
siwacht Bewerbungsbogen
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Inserattitel, wenn sich die Bewerbung auf ein konkretes Stellenangebot (Inserat) bezieht.
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Die E-Mail-Adresse, an die Bewerbungen für dieses Inserat gesendet werden.
Bewerbung
Angaben über persönliche Daten für die Bewerbung als Wachorgan im privaten österreichischen Bewachungsgewerbe.
Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, damit das Formular abgeschickt werden kann.
Ich bestätige, dass alle hier gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen.
Ich bestätige, dass alle hier gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und nehme zur Kenntnis, dass falsche Angaben einen Entlassungsgrund darstellen. Die vorliegenden Angaben werden von uns vertraulich behandelt und unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes verwendet, vorbehaltlich einer Sicherheitsüberprüfung durch die Landespolizeidirektion Wien, gemäß GewO 1994 § 130(9).
Ich bin in Kenntnis davon, dass im Rahmen des gegenständlichen Dienstverhältnisses meine personenbezogenen Daten automationsunterstützt verarbeitet werden. Ich stimme ausdrücklich zu, dass folgende personenbezogenen Daten an das unten angeführte Unternehmen zu dem unten angeführten Zweck durch die siwacht Bewachungsdienst GmbH übermittelt werden: Übermittelte Datenarten: - Vor- und Nachname - Geburtsdatum - Geburtsort - Adresse Zweck der Übermittlung: Sicherheitsüberprüfung gem. §130 Abs.9 GewO an die LANDESPOLIZEIDIREKTION WIEN Referat B.1.4, Schottenring 7-9, 1010 Wien. Die Daten werden von der LANDESPOLIZEIDIREKTION WIEN ausschließlich zum Zweck der Sicherheitsüberprüfung verwendet und verarbeitet. Diese Zustimmung kann ich jederzeit ohne Angabe von Gründen zur Gänze oder in Teilen schriftlich mittels Brief an die siwacht Bewachungsdienst GmbH widerrufen, sofern kein aufrechtes Beschäftigungsverhältnis zur siwacht Bewachungsdienst GmbH besteht.
In diesem Fall können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.
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Tippen Sie Ihren Namen ein.
Diese Angaben werden von uns streng vertraulich behandelt und nur unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes verwendet.
Abends steht am Eingang eines Wiener Museums jemand von siwacht, morgens wischt ein hellrein-Team die Gänge eines Spitals. Rund 4.000 Menschen arbeiten in ganz Österreich für die CKV GRUPPE. Angefangen hat alles 1982 mit einer Reinigungsfirma, drei Jahre später kam der Bewachungsdienst dazu. Beide Gesellschaften gehören bis heute demselben Wiener Eigentümer.
Die Gruppe tritt unter drei Marken auf. siwacht bewacht Objekte für Unternehmen und Behörden, betreibt eine eigene Alarmzentrale rund um die Uhr und stellt Betriebsfeuerwehren. hellrein übernimmt die Gebäudereinigung, dazu Winterdienst und Schädlingsbekämpfung. servitec deckt das Objektmanagement ab. Wer hier anfängt, arbeitet je nach Aufgabe an der Portierloge eines Bürohauses, auf Revierstreife, im Nachtdienst der Alarmzentrale oder in einem Einkaufszentrum in Vösendorf. Museen und Spitäler zählen zu den Auftraggebern, und genau für solche Aufträge nennt das Unternehmen Verlässlichkeit als seinen Maßstab.
Gearbeitet wird im ganzen Bundesgebiet. Neben der Wiener Zentrale betreibt die Gruppe Büros in Linz, Salzburg, Graz, Innsbruck und St. Pölten; ausgeschriebene Stellen reichen bis Wels, Kufstein, Feldkirch und Bludenz. Seit September 2025 sitzt die Verwaltung in der Muthgasse 105 in Wien-Döbling. Den Neubau hat die Gruppe im April 2023 angekündigt, mit Betriebsküche, eigenen Schulungsräumen, Fitnessbereich und Dachterrasse. Vorher lag die Zentrale in der Lindengasse im 7. Bezirk.
Das Wachstum lässt sich an zwei Daten ablesen: 2007 begann der 2.000ste Mitarbeiter, 2017 der 3.000ste. Heute nennt die Gruppe rund 4.000 Beschäftigte, im Firmenprofil auf karriere.at ist von etwa 4.500 die Rede (abgerufen am 31.07.2026). Umsatzzahlen veröffentlicht das Unternehmen nicht.
Die Führung ist auffallend beständig. Eigentümer und Gründer ist KR Christian Knobloch, Geschäftsführer der operativen Gesellschaften Dkfm. Andreas Plamann, der 1996 ins Haus kam. Mehrere Bereichsleitungen arbeiten seit den frühen 2000er-Jahren dort, die Betriebsärztin betreut die Belegschaft seit 1997. Rechtlich gebündelt sind die Beteiligungen in der Christian Knobloch Vermögensverwaltung GmbH mit Sitz in Wien, im Firmenbuch des Handelsgerichts Wien eingetragen; nach außen tritt die Unternehmensgruppe als CKV GRUPPE auf.
Einsteigen kann man ohne Vorerfahrung, etwa im Portier- und Empfangsdienst oder in der Reinigung, geringfügig ebenso wie in Vollzeit. Für den bewaffneten Objektschutz braucht es mehr, und die Ausbildung dafür läuft im Haus. hellrein und siwacht sind nach ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 zertifiziert, das Prozess- und Zertifizierungsmanagement liegt seit 2003 in einer Hand.
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Administration & Sachbearbeitung
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