Verwaltungsmitarbeiter*in mit Schwerpunkt Seminarverwaltung | Haus St. Klemens

Verwaltungsmitarbeiter*in mit Schwerpunkt Seminarverwaltung | Haus St. Klemens

Anstellungsart: Teilzeit

Stundenausmaß: 20 bis 25 Wochenstunden

Arbeitsort: Edenstraße 21, 1140 Wien

Beginn: 16.09.2026

Das im Juli 2026 neu eröffnete Haus St. Klemens in 1140 Wien bietet mit kleinen Wohngruppen, modernen Einzelzimmern und großzügigen Begegnungsräumen einen zeitgemäßen Rahmen für Pflege und Betreuung. In der Verwaltung laufen viele organisatorische Fäden zusammen: von Bewohner*innenaufnahmen, Verrechnung und Datenpflege bis zur Unterstützung der Haus- und Pflegedienstleitung. Auch die Verwaltung der Seminar- und Veranstaltungsräume gehört zu dieser abwechslungsreichen Funktion. Gesucht wird ein*e erfahrene*r Verwaltungsmitarbeiter*in mit abgeschlossener kaufmännischer oder bürofachlicher Ausbildung, Freude an gut organisierten Abläufen und professioneller Kommunikation mit den unterschiedlichen Menschen, die im Haus zusammenkommen.

20 bis 25 Wochenstunden, ab Mitte September

Deine Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle: Bearbeitung und Koordination telefonischer und persönlicher Anfragen von Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Interessent*innen, Mitarbeiter*innen, Lieferant*innen und weiteren Kontaktpersonen
• Seminarverwaltung: Organisation und Koordination der Seminarräumlichkeiten, Bearbeitung von Anfragen sowie Abstimmung von Terminen und Raumbelegungen
• Unterstützung der Leitung: Übernahme allgemeiner Sekretariatsagenden sowie Koordination und Vorbereitung von Terminen für die Hausleitung
• Bewohner*innenaufnahme: Organisation und administrative Abwicklung von Neuaufnahmen
• Verrechnung und Datenpflege: Durchführung der laufenden Verrechnungen sowie sorgfältige Pflege der Bewohner*innen- und Verwaltungsdaten
• Personaladministration: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalbereich
• Kassaführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Kassa und der dazugehörigen Aufzeichnungen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder bürofachliche Ausbildung, zum Beispiel HAK, HAS, HBLA oder ein Lehrabschluss im Büro- bzw. Verwaltungsbereich
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Administration oder in einer vergleichbaren Bürofunktion
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
• Erfahrung in der Verrechnung und Kassaführung von Vorteil
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit Bewohner*innen, An- und Zugehörigen, Mitarbeiter*innen sowie externen Kontaktpersonen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft, sich in interne Systeme und Abläufe einzuarbeiten

Unser Angebot

• Mehr Freizeit: Zwei zusätzliche Urlaubstage nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr und drei dienstfreie Tage pro Jahr
• Jobticket: Zuschuss bis zu EUR 506,40 pro Jahr für eine Öffi-Jahreskarte oder ein Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr
• Vielfalt und Wertschätzung: Ein Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Diversität lebt
• Weiterbildung und Entwicklung: Unterstützung bei der beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Gesundheit und Unterstützung: Gesundheitsfördernde Maßnahmen sowie Sozialberatung für private und berufliche Herausforderungen
• Vergünstigungen und Gutscheine: Ermäßigungen in Shops, Apotheken, Hotels und mehr sowie steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine und spezielle Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern

Gehalt je nach Berufserfahrung für 20 Wochenstunden von EUR 1.476,22 bis EUR 1.689,68 brutto, für 25 Wochenstunden von EUR 1.845,27 bis EUR 2.112,09 brutto.

#jobsmitsinn

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