Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Klinische Institut für Pathologie sucht voraussichtlich ab 1. Dezember 2026, in Vollzeit und befristet bis 30. November 2027 (mit Option auf Verlängerung) eine:n Sekretär:in (m/w/d).
Assistenz der Leitung
Selbständige und eigenverantwortliche Unterstützung der wissenschaftlichen Aufgaben der Leitung (z.B. die Unterstützung in der Ausarbeitung von Gutachten unter der Verwendung von Datenbanken, die Aufrechterhaltung der Beziehungen zu internationalen Forschungs-gesellschaften
Unterstützung im Projektmanagement, inklusive Antragstellung und Dokumentation, Verwaltung von Drittmitteln, Unterstützung der wissenschaftlich-translationalen Studien
Internationaler Support
Organisation von Veranstaltungen (wie Symposien, Seminaren, Organisation wissenschaftlicher Kongresse) unter selbständiger und eigenverantwortlicher Verwaltung und Dokumentation der damit verbundenen Aufgaben wie Organisation der Location, Referent:innen- und Aussteller:innenmanagement, Organisation von Technik und Catering, Marketing und Kommunikation, Verwaltung von Anmeldungen, Erstellung von Kongressunterlagen, Budgetverwaltung, Buchhaltung, Nachbereitung
Organisation der Aufnahme von Gästen (Observer:innen, Fellows, Visiting Scientists, etc.) in Zusammenarbeit mit dem International Affairs der MedUni Wien
Verwaltung wissenschaftlicher Projekte und klinischer Studien
Administrative Verwaltung und Organisation wissenschaftlicher Projekte, Drittmittelprojekten und klinischer Studien, einschließlich der Erstellung von Projektunterlagen, laufenden Verwaltung sowie der fachgerechten Abrechnung
Schnittstelle zwischen geförderten Geldgebern bzw. Pharmaunternehmen und internen Abteilungen (Kliniken, Recht und Compliance)
Buchhaltung
Unterstützung bei der Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen sowie der Pflege der Finanzunterlagen
Protokollführung, Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben
Alle Aufgaben sind gleichermaßen in Deutsch und Englisch zu erledigen
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 2.759,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien.
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.
Bewerben Sie sich bis zum 28. Oktober 2026 und verwenden Sie dazu unser Bewerbungsformular am Ende dieser Seite unter “Jetzt bewerben”.
Mobilitätsförderung
Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
Gute Verkehrsanbindung
Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
Parkmöglichkeit
Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
Interne Weiterbildungen
Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
Beratungsangebote
Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.
Betriebliche Altersvorsorge
Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
Mitarbeiter:innenrabatte
Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
Sichere Arbeitgeberin
Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
Kantine
In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
Work-Life-Balance
Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
Kinderbetreuung
Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
Gleitzeit & Telearbeit
Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion
Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
Mitarbeiter:innenevents
Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
Gesundheitsmaßnahmen
Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
Bitte berücksichtigen Sie, dass wir per E-mail eingehende Bewerbungen nicht annehmen können. Alle Bewerbungen müssen ausschließlich über die Formulare in dieser Webseite erfolgen um angenommen werden zu können. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Für technische Rückfragen wenden Sie sich bitte an bewerbungen@meduniwien.ac.at.
Vollzeit
Verwaltung & Sekretariat
€ 2.759