MVZ Bürgerstraße | Dokumentationsassistenten (w/m/d) - Fachbereich Arbeitsmedizin

1. Datenmanagement und Patientenakte sowie Vorsorgekartei

• Erfassung und Pflege: Elektronische Erfassung, Strukturierung und Archivierung von Probanden- und Patientendaten im spezifischen Praxisverwaltungssystem (SAMAS und Fabiola).
• Pflege der Historie: Digitalisierung und Zuordnung von Vorbefunden, Laborberichten und externen Arztbriefen zur lückenlosen Dokumentation der Krankheits- und Beschäftigtenhistorie.
• Termin- und Fristenüberwachung: Verwaltung der Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen (nach ArbMedVV) sowie Überwachung von Nachuntersuchungsfristen. Zudem Fristenverwaltung für Eignungsuntersuchungen und weitere rechtlich vorgeschriebene Untersuchungen.

2. Arbeitsmedizinische Dokumentation & Berichterstattung

• Dokumenten- und Befunderstellung: Verfassen und Aufbereiten von ärztlichen Befunden, Untersuchungsprotokollen und arbeitsmedizinischen Bescheinigungen (u. A. Vorsorgebescheinigungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer).
• Statistiken und Reporting: Anonymisierte Auswertung von Gesundheitsdaten zur Erstellung von Gesundheitsberichten, Jahresberichten und Gefährdungsbeurteilungen für die betreuten Unternehmen, sowie Leistungsberichterstattung über die erbrachten arbeitsmedizinischen Leistungen der Praxis.
• Verschlüsselung: Medizinisches Codieren von Diagnosen (z. B. nach ICD-10) und Leistungen für Abrechnungs- oder Statistikzwecke.

3. Unterstützung bei derOrganisation der Praxis und der zugehörigen Infrastruktur und Systemwelt

• Formular- und Vorlagenmanagement: Entwerfen und Optimieren von digitalen Bildschirmmasken, Fragebögen (z. B. Anamnesebögen) und Standarddokumenten in der Praxissoftware mit Microsoft Office.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung von Datenqualität, Vollständigkeit und der Einhaltung strenger Vorgaben zum Datenschutz (DSGVO) und zur ärztlichen Schweigepflicht.
• Schnittstellenfunktion: Korrespondenz mit Personalabteilungen, Berufsgenossenschaften, Krankenversicherungen und Aufsichtsbehörden. Zuarbeit für die leitende Ärztin und die leitende MFA sowie das nachgeordnete Personal.

Als fachliche Voraussetzungen sehen wir:

• Berufserfahrung in einer ähnlichen Position im Praxisbereich wünschenswert, idealerweise Kenntnisse zum Vorsorgemanagement und der Pflege und Verwaltung von Vorsorgekarteien
• Fundierte Kenntnisse der medizinischen Fachsprache
• Sicherer Umgang mit spezieller Praxissoftware zur Verwaltung von Probandendaten und Karteikarten und schnelles Erlernen neuer Anwendungssoftware
• Absolute Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Patientendaten nach der Datenschutz-Grundverordnung
• Grundkenntnisse der Statistik und Datenverarbeitung in MS Office (v. a. Excel) und Datenbanken, um Vorsorge- und Untersuchungsstatistiken für Unternehmen aufzubereiten

Als persönliche und soziale Voraussetzungen sehen wir:

• Sorgfalt und Präzision
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent
• souveräne und freundliche Ausstrahlung, Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit

• individuelle Voll- und Teilzeitmodelle ausgehend von einer 38,5-Stunden-Woche
• 30 Tage Jahresurlaub
• leistungsgerechte Vergütung mit Steigerungsmöglichkeiten je nach zusätzlicher Qualifikationen Betriebszugehörigkeit und sowie Jubiläumszahlungen
• Mobilitätszuschuss von 15 Euro pro Monat
• Übernahme von Kita-Gebühren
• individuelles Gesundheitsmanagement (Nutzung interner Strukturen, Mitarbeiter-Tarif in den eigenen Fitnesseinrichtungen, Zuschuss von bis zu 150 Euro pro Jahr)
• 5 Fort- bzw. Weiterbildungstage pro Jahr
• Shopping-Rabatt bei mitarbeiterangebote.de, Vergünstigung bei bestimmten Medikamenten