Administrative Manager:in (all genders) (befristet vonbis)

Administrative Manager:in (all genders) (befristet von 01.01.2027 bis 31.12.2033)

Die Ludwig Boltzmann Gesellschaft (LBG) ist eine der zentralen österreichischen außeruniversitären Forschungsorganisationen. Eine Arbeitgeberin, die Wissenschaft bewegt. Mit Menschen, die verändern.

Das Ludwig Boltzmann Institut für Angewandte Immuntherapien (LBI-AIM) ist ein neu gegründetes Forschungsinstitut mit dem Ziel, innovative Immuntherapien für immunvermittelte Erkrankungen zu entwickeln und rasch in die klinische Anwendung zu bringen. Gemeinsam mit führenden nationalen und internationalen Partnern aus Wissenschaft, Medizin und Industrie verbinden wir translationale Spitzenforschung mit unmittelbarem Nutzen für Patient:innen.

Für den Aufbau und die Weiterentwicklung unseres Instituts suchen wir ab sofort eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die gemeinsam mit der Institutsleitung die administrativen Strukturen des LBI-AIM gestaltet.

Bewerbungsfrist:12.11.2026

Was Sie bei uns bewirken können

• Institut mitgestalten: Sie übernehmen eine zentrale Rolle beim Aufbau und im täglichen Betrieb des LBI-AIM und schaffen optimale Rahmenbedingungen für Forschung und klinische Translation.
• Institutsleitung unterstützen: Sie arbeiten eng mit der Institutsleitung zusammen und koordinieren administrative und organisatorische Prozesse im operativen Tagesgeschäft.
• Administration steuern: Sie wirken im Finanz-, Personal- und Projektmanagement mit und sind zentrale Schnittstelle zur Ludwig Boltzmann Gesellschaft und zur Medizinischen Universität Wien.
• Partnerschaften koordinieren: Sie unterstützen die Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern aus Wissenschaft, Klinik und Industrie.
• Sichtbarkeit schaffen: Sie koordinieren wissenschaftliche Veranstaltungen und unterstützen Website, Social Media und weitere Kommunikationsaktivitäten.

Was Sie mitbringen

• Erfahrung: Mehrjährige Praxis im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion, mit Budgetverantwortung, idealerweise im universitären, klinischen oder wissenschaftlichen Umfeld.
• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium, vorzugsweise im Naturwissenschaftlichen Bereich.
• Arbeitsweise: Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative sowie eine strukturierte, lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise.
• Zusammenarbeit: Freude an der Arbeit mit Wissenschaftler:innen, Ärzt:innen sowie nationalen und internationalen Partnern.
• Skills: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office und CRIS. Erfahrungen mit Forschungsprojekten, Forschungsinformationssystem Pure, Drittmitteln, Budgetverwaltung oder Personaladministration (BMD) sind von Vorteil. 

Was Sie bei uns erwartet

• Ein Career Center, das Sie in Ihrer persönlichen wie beruflichen Entwicklung begleitet und Ihnen lebenslanges Lernen und kontinuierliche Weiterbildung ermöglicht.
• Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf u.a. durch professionelles Karenzmanagement sowie individuelle Arbeitszeitmodelle.
• Beratungsangebote für Sie und Ihre Angehörigen zu Fragen der physischen und psychischen Gesundheit.
• Teamevents wie Teamtage, Business Run und Weihnachtsfeier, die persönlichen Austausch fördern und den Zusammenhalt stärken.

• Gestaltungsspielraum: Sie werden Teil eines neu entstehenden Instituts und können dessen Strukturen und Entwicklung von Beginn an aktiv mitgestalten.
• Innovatives Umfeld: Sie arbeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft, Klinik und Industrie in einem internationalen und interdisziplinären Team.
• Kurze Wege: Eine enge Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und direkte Abstimmung mit unseren Partnerorganisationen ermöglichen eigenverantwortliches Arbeiten.
• Mission mit Wirkung: Unser gemeinsames Ziel ist es, neue Immuntherapien in einen neuen Standard of Care für Patient:innen mit immunvermittelten Erkrankungen zu überführen.
• Vielfalt & Chancengleichheit: Wir leben eine diversitätsorientierte Arbeitskultur, die unterschiedliche Kompetenzen, Perspektiven und Lebensentwürfe wertschätzt.