Du arbeitest schnell, strukturiert und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen?
Du übernimmst Aufgaben eigenständig und bringst sie in hoher Qualität zum Abschluss?
Dann passt diese Rolle zu dir.
Wir sind Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation.
Für unser Team in Wien suchen wir eine Person, die unsere internen Abläufe im Griff hat und dafür sorgt, dass im Backoffice alles rund läuft.
Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
Organisation von On- und Offboardings
Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
Pflege der Website (WordPress)
Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
Pflege des CRM-Systems
Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen
Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), Studium von Vorteil
Deutsch auf C2-Niveau, Englisch verhandlungssicher
Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse
Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude)
Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise
Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Stabilität und Belastbarkeit bei hoher Arbeitsdichte
Schönes Büro in zentraler Lage in Wien
Ein großartiges Team mit viel Ambition, das zusammenhält und sich gegenseitig unterstützt
Hohe Eigenverantwortung und direkte Kommunikation
Die Position ist im Ausmaß von 30 bis 40 Wochenstunden möglich. Das Jahresbruttogehalt beträgt auf Vollzeitbasis (40 Wochenstunden) EUR 44.800-56.000. Bei einem geringeren Stundenausmaß wird das Gehalt aliquot angepasst.
Das Gehalt wird abhängig von Qualifikation, Erfahrung und Passung individuell festgelegt.
Zahlreiche Benefits (Wiener Linien Jahreskarte, Firmenrad, Teamevents und Weiterbildungen)
Wir arbeiten schnell, fokussiert und mit hohem Qualitätsanspruch.
Wir erwarten, dass Aufgaben eigenständig übernommen und konsequent abgeschlossen werden.
Wir entwickeln uns kontinuierlich weiter – individuell und als Organisation.
Vollzeit
Administration & Sachbearbeitung