Assistent*in/ Referent*in des Vorstands (m/w/d)

Die Paracelsus Medizinische Privatuniversität (PMU) vereint in privater Trägerschaft auf europaweit besondere Weise die Fachbereiche Medizin, Pflegewissenschaft und Pharmazie. Wir verbinden exzellente Forschung mit multiprofessioneller Aus- und Weiterbildung und leisten damit einen nachhaltigen Beitrag zur Gesundheit der Menschen – weit über die Landesgrenzen hinaus.

Wissenschaftsgeleitete Lehre, hoher fachlicher Anspruch und die individuelle Begleitung unserer Studierenden bilden die Grundlage für die Qualität unserer Ausbildung.

Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir zum ehestmöglichen Beginn:

Vollzeit 40h/Woche, unbefristet

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand und unterstützen diese im Tagesgeschäft durch ein professionelles und vorausschauendes Termin-, Informations- und Unterlagenmanagement.
• Sie koordinieren und steuern Termine, Meetings, Sitzungen und Dienstreisen eigenständig, übernehmen die strukturierte Vor- und Nachbereitung und behalten offene Punkte sowie Fristen zuverlässig im Blick
• Als zentrale Schnittstelle fungieren Sie zwischen Instituten und Abteilungen, den Fachbereichen der Universität, dem Universitätsklinikum sowie externen Kooperationspartnern und sorgen für eine klare, professionelle Kommunikation und Weiterleitung relevanter Anliegen.
• Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Protokolle auf und strukturieren Informationen für den weiteren Ablauf.
• Sie wirken aktiv an organisatorischen Themen sowie an ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben des Rektorats mit.
• Organisation und Unterstützung interner Veranstaltungen.
• Sie erstellen selbstständig Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen und agieren dabei mit einem hohen Maß an Genauigkeit, Diskretion und Eigenverantwortung.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem komplexen, dynamischen Umfeld mit Nähe zu Führungsebene oder Gremien
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise, auch bei parallellaufenden Aufgaben
• Freude daran, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen, Prioritäten zu setzen und Aufgaben selbstständig und zuverlässig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Fähigkeit, mitzudenken, Abläufe zu optimieren und Themen vorausschauend zu strukturieren, um Führungskräfte bestmöglich zu entlasten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten

• Durch erfahrene Kolleg*innen werden Sie professionell und persönlich eingearbeitet, um optimal in unserem Team zu starten.
• Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten regelmäßige Feedbackgespräche zur individuellen Entwicklung.
• Vielfältige Aufgabenbereiche sorgen für Abwechslung und persönlich-fachliche Weiterentwicklung.
• Attraktive Benefits: Unterstützung Klimaticket Salzburg, Unterstützung bei Sportangeboten (USI, EGYM-Wellpass), vergünstigtes Mittagessen und ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit.
• Wir bieten Gleitzeit sowie – in Abhängigkeit von den Aufgaben und betrieblichen Erfordernissen – die Möglichkeit zu teilweisem Remote Work.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung: Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten, die Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg unterstützen

Für diese Position bieten wir ein attraktives Jahresbruttogehalt auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) ab EUR 50.000 abhängig von Ihrer Qualifikation und einschlägigen Berufserfahrung.

Bewerbungsinformationen

Sie haben Freude an Organisation, arbeiten gerne eigenverantwortlich und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 24.11.2026 unter dem Betreff „Assistenz Vorstand“ an karriere[at]pmu.ac.at

Bitte beachten Sie, dass kein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Aufenthaltskosten besteht, die im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren entstehen. Per E-Mail übermittelte Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen gelöscht.

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