Senior Assistenz & Back Office Management (w/m/d) Vollzeit

Operatives Back Office, Teamkoordination & Unterstützung der Abteilungsleitung

Wir sind ein etabliertes, international tätiges Beratungsunternehmen im Bereich Risikomanagement mit Sitz im Herzen von Wien. Unsere Schwerpunkte liegen in der technischen Risikoanalyse, Wertermittlung und im Schadenmanagement.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die über klassische Assistenz hinaus Verantwortung für operative Back-Office-Prozesse übernimmt, ein kleines Team fachlich koordiniert und bestehende Abläufe aktiv weiterentwickelt.

Ihre Rolle

Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle im Back Office und verbinden eigenständige operative Aufgaben mit der fachlichen Koordination eines kleinen Teams und der Unterstützung der Abteilungsleitung.

Darüber hinaus wirken Sie an der geplanten Zusammenführung bestehender Back-Office-Bereiche zu einem abteilungsübergreifenden Back-Office-Pool mit und unterstützen dessen schrittweisen Aufbau und Weiterentwicklung.

Ihre Aufgaben

Operatives Back Office & Administration

• Eigenständige Abwicklung zentraler Back-Office-Prozesse – vom Auftragseingang bis zur Rechnungserstellung
• Sicherstellung strukturierter und termingerechter Abläufe im Tagesgeschäft
• Operative Nachverfolgung von Projekten sowie Koordination eingehender Aufgaben und zentraler E-Mail-Postfächer
• Pflege und Weiterentwicklung von Datenstrukturen sowie Sicherstellung hoher Datenqualität
• Erste Ansprechperson für Kund sowie eigenständige Bearbeitung und Koordination von Anfragen

Assistenz der Abteilungsleitung

• Vorausschauende Organisation und Koordination von Terminen, Themen und Abläufen
• Inhaltliche Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen sowie Erstellung von Auswertungen (insbesondere Excel)
• Selbstständige Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und Rückmeldungen
• Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben (z. B. Reisekostenabrechnungen) sowie Identifikation von Verbesserungs- und Entlastungspotenzialen

Office Management & Teamkoordination

• Fachliche Koordination eines kleinen Back-Office-Teams (1–2 Mitarbeitende)
• Zentrale Ansprechperson für organisatorische und operative Fragestellungen im Team
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie Weiterentwicklung bestehender Standards und Prozesse
• Mitwirkung am schrittweisen Aufbau eines abteilungsübergreifenden Back-Office-Pools, insbesondere bei der Harmonisierung von Prozessen, der Abstimmung von Zuständigkeiten und der Entwicklung gemeinsamer Arbeitsstandards

Ihr Profil

• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im operativen Back Office oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit hoher Eigenständigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und Erfahrung in der Aufbereitung von Unterlagen und Auswertungen
• Erfahrung in der Koordination von Abläufen oder kleineren Teams sowie Freude daran, Struktur und Verbindlichkeit zu schaffen
• Bereitschaft, bestehende Prozesse weiterzuentwickeln und organisatorische Veränderungen aktiv mitzugestalten
• Professionelle Kommunikation, sicheres Auftreten und hohe Serviceorientierung
• Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit, Qualitätsbewusstsein und Diskretion

Unser Angebot

• Verantwortungsvolle, langfristig angelegte Position in einem stabilen Unternehmensumfeld
• Eigenständiger Aufgabenbereich mit klaren Zuständigkeiten und Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung und kurze Entscheidungswege
• Strukturierte Einschulung und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, die Weiterentwicklung des Back Office und den Aufbau gemeinsamer Strukturen aktiv mitzugestalten
• Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Lage in Wien
• Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem planbaren Arbeitsumfeld

Für diese Position gilt ein monatliches Bruttogehalt von mindestens EUR 3.067,03 auf Vollzeitbasis, mit der Bereitschaft zur marktkonformen Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns sehr auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit dem Vermerk „Senior Assistenz & BO Management“ an:

Frau Birgit Huber, BA

career@riskconsult.at

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