Team Assistant (m/w/d) – 15 Stunden/Woche

Bei uns sorgst du dafür, dass im Büro alles rundläuft. Du kümmerst dich um das Office-Management unseres Standorts in Graz, koordinierst organisatorische Abläufe und bist die zentrale Ansprechperson für alle Themen rund um die Reisekostenabrechnung. Mit 15 Wochenstunden hältst du im Hintergrund die Fäden zusammen und bist gleichzeitig eine wichtige Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden, Gäste und Besucher.

Neben Organisationstalent und einem Blick fürs Detail bringst du Freude am Umgang mit Menschen mit. Du stehst deinen Kolleg bei administratives Fragestellungen kompetent zur Seite, hast ein offenes Ohr für dein Team und empfängst unsere Gäste herzlich. Mit deiner positiven Art trägst du dazu bei, dass sich alle bei uns wohlfühlen.
Klingt spannend? Bewirb dich jetzt und werde ab 01.01.2027 Teil unseres Teams!

• Unseren Firmenstandort in Graz betreust du eigenständig und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft
• Bei der Reisekostenabrechnung hast du den Hut auf und bist die kompetente Ansprechperson für unsere Kolleg:innen. Von Verpflegungsmehraufwendungen und Spesen über Erstattungsbeträge bis hin zur Prüfung von Reisekosten
• Das Office-Management liegt in deiner Hand – von der Postbearbeitung bis zur Koordination von Büromaterialien
• Für unsere Mitarbeitenden bist du eine wichtige Anlaufstelle, hast ein offenes Ohr für ihre Anliegen und bringst dich aktiv ins Teamleben ein
• Du begrüßt Besucher, Gäste, Handwerker und Lieferanten freundlich und professionell

• Du konntest bereits Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management, am Empfang oder in der Mitarbeitendenbetreuung sammeln
• Erfahrung in dem Thema Reisekostenabrechnung bringst du bereits mit und kennst dich mit österreichischen Reisekostenregelungen aus
• Ein routinierter Umgang mit MS-Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint ist für dich selbstverständlich
• Deine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus
• Ideen bringst du gerne mit ein, hast ein Gespür für Menschen und möchtest unser Arbeitsumfeld aktiv mitgestalten

Als Beratungs- und Dienstleistungs-Unternehmen wissen wir, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unser wertvollstes Gut sind. Deshalb bieten wir nicht nur eine faire und leistungsgerechte Vergütung, sondern auch eine Vielzahl an Zusatzleistungen und Vorteilen, die darauf abzielen, dein berufliches und privates Wohlbefinden zu fördern. Von finanziellen Anreizen über Mobilitätslösungen bis hin zu Maßnahmen, die deine Gesundheit und Work-Life-Balance unterstützen – bei uns findest du ein umfassendes Paket, das darauf ausgerichtet ist, deine Bedürfnisse zu erfüllen und deine Karriereentwicklung zu unterstützen. Wir glauben daran, dass ein zufriedenes Team der Schlüssel zu unserem gemeinsamen Erfolg ist, und investieren daher bewusst in das Wohlergehen und die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden. Hier ist eine Liste unserer wichtigsten Benefits: 

• Finanzielle Add-Ons:
  • Faires Gehalt & Klima-Ticket
  • Überstunden werden in Zeit oder finanziell ausgeglichen
  • Neues Apple - oder Samsung-Smartphone, auch zur Privatnutzung
  • Übernahme Studiengebühren und Weiterbildungskosten
  • Vergünstigungen durch Corporate Benefits bei namhaften Einzelhändlern über Partnerprogramme
• Gesundheit & Wohlbefinden:
  • moderne Bürostandorte mit hochwertiger ergonomischer und technischer Ausstattung 
  • Grundverpflegung (Obst, Tee, Säfte, Kaffee & Snacks)
  • hybrides Arbeitsmodell mit flexiblen Arbeitszeiten, Home-Office, Workation-Angebote
  • Als familienfreundlicher Arbeitgeber übernehmen wir Kinderbetreuungskosten (KiTa, KiGa), bieten flexible Zeiteinteilung und Lohnfortzahlung bei kranken Kindern 
  • Betriebliche Altersvorsorge, interne Yoga-Kurse und Fitness-Angebote (Egym-Mitgliedschaft)
• Mobilität:
  • Dienstwagen-Leasing für alle Mitarbeitende 
  • Angenehme Dienstreisen mit Business/Premium-Eco Flügen und Bahn 1. Klasse ab 6 Stunden Reisezeit
• Kultur & Karriere-Entwicklung:
  • Onboarding und Enablement über Einführungstage, Paten-System und Einarbeitungs-Pläne 
  • Aus- und Weiterbildung über die eigene SWAN Academy mit einem umfangreichen Angebot an fachlichen und persönlichen Seminaren 
  • Möglichkeit zur offiziellen SAP-Zertifizierung mit SAP Learning-Hub Zugang 
  • Strukturierte Karriereplanung mit regelmäßigen Feedback- und Entwicklungsgesprächen 
  • Nahbare Führungskräfte, transparente Unternehmenskultur und regelmäßige Events (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Standort-Events und Team-Aktivitäten, Breakfast-Talks und One-on-Ones mit der Geschäftsleitung) 
  • Bezahlte Freistellung für ehrenamtliche Tätigkeiten (Feuerwehr, THW) und Sonderurlaub für besondere Anlässe