Front Office Manager:in (m/w/d)

Schiefer Rechtsanwälte GmbH
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Das Gesicht unserer Kanzlei. Der erste Eindruck, der bleibt. 

Wien | Vollzeit oder Teilzeit 

Sie lieben den Kontakt mit Menschen, behalten auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick und schaffen mit Ihrer Professionalität eine Atmosphäre, in der sich Gäste und Kolleg:innen gleichermaßen willkommen fühlen? 

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. 

Schiefer Rechtsanwälte ist eine moderne, wachsende Vergaberechtskanzlei mit dem Anspruch, juristische Exzellenz mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur zu verbinden. Wir sind überzeugt: Der Erfolg unserer Kanzlei beginnt bei den Menschen, die hier arbeiten. 

Für unser Front Office suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die unsere Kanzlei mit Herzlichkeit, Organisationstalent und einem hohen Serviceverständnis repräsentiert. 

Ihre Aufgaben 

Empfang & Gästebetreuung 

  • Sie empfangen unsere Mandant:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen herzlich und professionell. 
  • Sie sorgen dafür, dass sich unsere Besucher:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen. 
  • Sie organisieren unsere Besprechungsräume, koordinieren Videokonferenzen und schaffen den perfekten Rahmen für Besprechungen. 
  • Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen. 

Kommunikation & Koordination 

  • Sie sind die erste Ansprechperson am Telefon und koordinieren eingehende Anfragen freundlich und professionell. 
  • Sie fungieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Mandant:innen, Geschäftspartner:innen und unserem Team. 
  • Sie behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Kanzleialltag. 

Office Management 

  • Sie koordinieren die täglichen Abläufe im Front Office und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles bestens organisiert ist. 
  • Sie übernehmen die Postbearbeitung, koordinieren Botendienste und verantworten das Bestellwesen. 
  •  Sie unterstützen unser Team bei administrativen Aufgaben und tragen wesentlich zu einem professionellen Kanzleialltag bei. 

 

Das bringen Sie mit 

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW oder vergleichbar) 
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position – idealerweise in einer Wirtschaftskanzlei, Unternehmensberatung, im gehobenen Dienstleistungsumfeld oder in der gehobenen Hotellerie 
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Menschen 
  • Professionelles, gepflegtes und souveränes Auftreten 
  • Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise 
  • Perfekte Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse 
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse 
  • Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick 
  • Eine positive Ausstrahlung sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen 

 

Warum Schiefer Rechtsanwälte? 

Bei uns erwartet Sie weit mehr als ein klassischer Empfangsjob. 

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle im Herzen unserer Kanzlei und gestalten den ersten Eindruck für unsere Mandant:innen aktiv mit. Dabei arbeiten Sie eng mit der Kanzleileitung und unserem gesamten Team zusammen und bringen Ihre Erfahrung sowie Ihre Ideen in ein modernes Arbeitsumfeld ein. 

 

Das bieten wir Ihnen 

  • Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Eigenständigkeit 
  • Moderne Kanzleiräumlichkeiten mit ausgezeichneter öffentlicher Anbindung 
  • Direkte Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung und kurze Entscheidungswege 
  • Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld 
  • Regelmäßige Team- und Firmenevents 
  • Kaffee, Getränke und Snacks zur freien Verfügung 
  • Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive in einer erfolgreichen und wachsenden Wirtschaftskanzlei 

Gehalt 

Für diese Position bieten wir ein Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.500,- auf Vollzeitbasis. 

Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht selbstverständlich die Bereitschaft zur deutlichen Überzahlung. 

 

Werden Sie Teil unseres Teams. 

Wenn Sie eine Funktion suchen, in der Professionalität, Organisationstalent und Serviceorientierung gleichermaßen geschätzt werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. 

Schiefer RechtsanwälteWir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen. 

Fragen? Carina Wittig

Human Resources Managerin Wien

Rooseveltplatz 4-5/5 1090 Wien

+43 1 4026828

traumjob@schiefer.at

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    Schiefer Rechtsanwälte GmbH

    Wien

    Rund 50 Menschen arbeiten bei Schiefer Rechtsanwälte, verteilt auf sechs Büros von Wien bis Klagenfurt. Sie beschäftigen sich fast ausschließlich mit einer einzigen Rechtsmaterie: dem Vergaberecht. Immer dann, wenn die öffentliche Hand größere Aufträge vergibt, eine neue Klinik, eine Bahnstrecke oder ein IT-Projekt, geht es um genau diese Regeln. Wenige Kanzleien in Österreich haben sich so konsequent auf dieses eine Feld konzentriert.

    Vergaberecht klingt technisch, betrifft aber jeden großen öffentlichen Auftrag. Wer ein Krankenhaus baut, Software für eine Behörde beschafft oder eine Straßenbahnlinie vergibt, muss strenge Verfahren einhalten. Genau hier setzt Schiefer an: bei Ausschreibungen in der Digitalisierung und IT, im Gesundheits- und Sozialwesen, im Bau und in der Infrastruktur, bei Mobilität und Energieversorgung. Mal steht die Kanzlei auf der Seite des Auftraggebers, mal auf der Seite der Bieter.

    Gegründet wurde sie 2018. Namensgeber Martin Schiefer führt sie als Geschäftsführer. In wenigen Jahren ist daraus ein Team von über fünfzig Personen geworden, das an Standorten in Wien, Graz, Salzburg, Linz, St. Pölten und Klagenfurt arbeitet. Den fachlichen Rang bestätigen unabhängige Branchenrankings: Sowohl Chambers and Partners als auch die Legal 500 führen die Kanzlei für Vergaberecht.

    Nicht nur Juristinnen und Juristen finden hier einen Platz. Neben Rechtsanwältinnen und Rechtsanwaltsanwärtern gehören Projektmanager, Leute aus Marketing, Finanzen und Controlling sowie studentische Mitarbeiter zum Haus. Als Ausbildungskanzlei nimmt Schiefer den juristischen Nachwuchs gezielt an die Hand. Und dass die Stimmung im Betrieb stimmt, hat die Kanzlei extern prüfen lassen: Sie trägt das Zertifikat Great Place to Work und ist als Leitbetrieb Austria ausgezeichnet.

    Wie viele der über fünfzig Köpfe tatsächlich Volljuristen sind, weist die Kanzlei öffentlich nicht im Detail aus. Klar ist die Ausrichtung: eine Sache, dafür ganz. Passende Werkzeuge baut man sich dabei selbst, etwa die hauseigene Vergabeplattform vemap.

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